Regulamin skarg i wniosków

Regulamin

przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków

w Gminnej Bibliotece Publicznej w Ślemieniu

Rozdział I

Przyjmowanie i rejestrowanie skarg i wniosków

1. Regulamin ma zastosowanie do skarg i wniosków składanych pod adresem Biblioteki i jej Pracowników w związku z wykonywanymi zadaniami.

2. W Gminnej Bibliotece Publicznej w Ślemieniu wnoszący skargi i wnioski przyjmowani są przez dyrektora.

3. Skargi i wnioski mogą być wnoszone:

a) pisemnie;

b) telefonicznie:

c) pocztą elektroniczną;

d) ustnie do protokołu – zał. 1.

4. Dyrektor w sprawach osobistego zgłaszania skarg i wniosków przyjmuje w dniach: wtorek - 15.00-16.30 oraz piątek 10.00-13.00

5. Dyrektor prowadzi rejestr skarg i wniosków wg. wzoru – zał. 2

6. Do rejestru wpisuje się także skargi i wnioski, które nie zawierają imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego - anonimy.

7. Rejestr skarg uwzględnia następujące rubryki:

a) liczba porządkowa,

b) data wpływu skargi/wniosku,

c) data rejestrowania skargi/wniosku,

d) adres osoby lub instytucji wnoszącej skargę/wniosek,

e) informacja na temat, czego dotyczy skarga/wniosek,

f) termin załatwienia skargi/wniosku,

g) imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za załatwienie skargi/wniosku,

h) data załatwienia,

i) sposób załatwienia,

j) krótka informacja o sposobie załatwiania sprawy

8. Dyrektor na żądanie zgłaszającego potwierdza złożenie skargi lub wniosku.

9. Skargi, wnioski bądź protokoły (wraz z Rejestrem) są przechowywane w teczce: „Skargi i wnioski” u Dyrektora.

Rozdział II

Kwalifikowanie skarg i wniosków

1. Kwalifikowania spraw jako skargi lub wnioski dokonuje dyrektor.

2. Każda sprawa zakwalifikowana przez dyrektora jako skarga lub wniosek wpisywana jest do rejestru skarg i wniosków.

3. Jeśli z treści skargi lub wniosku nie można ustalić ich przedmiotu, dyrektor wzywa wnoszącego o wyjaśnienia lub uzupełnienia, z pouczeniem, że nieusunięcie braków spowoduje pozostawienie skargi lub wniosku bez rozpoznania.

4. Skargi/wnioski anonimowe po dokonaniu rejestracji pozostają bez rozpoznania.

5. Skargi/wnioski nienależące do kompetencji Biblioteki należy zarejestrować, a następnie przesłać zgodnie z właściwością, zawiadamiając o tym równocześnie wnoszącego albo też zwrócić mu sprawę wskazując właściwy organ. Kopię skargi/wniosku i pism Biblioteki przechowuje się w teczce "Skargi i wnioski" u Dyrektora.

6.Skargę/wniosek dotyczącą kilku spraw podlegających rozpatrzeniu przez różne organy, należy zarejestrować, następnie przesłać kopię skargi/wniosku właściwym organom, zawiadamiając
o tym równocześnie wnoszącego. Kopię skargi/wniosku i pism Biblioteki przechowuje się
w teczce "Skargi i wnioski" u Dyrektora.

Rozdział III

Rozpatrywanie skarg i wniosków

1. Skargi/wnioski rozpatruje dyrektor biblioteki.

2. Jeżeli rozpatrzenie skargi/wniosku wymaga uprzedniego zbadania i wyjaśnienia sprawy Przyjmujący zbiera odpowiednie materiały. W tym celu może zgłosić się do innych organów lub osób o przekazanie niezbędnych materiałów i wyjaśnień.

3. Z wyjaśnienia skargi/wniosku sporządza się następującą dokumentację:

a) oryginał skargi/wniosku,

b) notatkę służbową informującą o sposobie załatwienia skargi/wniosku i wynikach postępowania wyjaśniającego – zał. 3,

c) materiały pomocnicze zebrane w trakcie wyjaśniania skargi/wniosku,

d) odpowiedź do wnoszącego, w której został powiadomiony o sposobie rozstrzygnięcia sprawy wraz z urzędowo potwierdzonym jej wysłaniem,

e) inne pisma, jeśli sprawa tego wymaga.

4. Odpowiedź do wnoszącego winna zawierać:

a) wyczerpującą informację o sposobie załatwienia sprawy z odniesieniem się do wszystkich zarzutów/wniosków zawartych w skardze/wniosku,

b)imię i nazwisko osoby rozpatrującej skargę.

5. Skarga dotycząca określonej osoby nie może być przekazana do rozpatrzenia tej osobie ani osobie, wobec której pozostaje ona w stosunku nadrzędności służbowej.

Rozdział IV

Terminy rozpatrywania skarg i wniosków

1. Skargę/wniosek rozpatruje się bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca.

2. Skargę/wniosek rozpatruje się do dwóch miesięcy gdy sprawa jest szczególnie skomplikowana.

3. Do siedmiu dni należy:

a) przesłać informację do wnoszącego o przesunięciu terminu załatwienia skargi/wniosku z podaniem powodów tego przesunięcia,jeśli nie ma możliwości ich załatwienia w określonym terminie - zał. 4

b) zwrócić się z prośbą do osoby wnoszącej o przesłanie dodatkowych informacji dotyczących skargi/wniosku, - zał. 5

4. Skargi/wnioski przekazane przez redakcje prasowe, radiowe oraz organizacje społeczne podlegają rozpatrzeniu i załatwieniu w takim samym trybie, jak skargi i wnioski osób fizycznych lub prawnych.

Załączniki:

1) Protokół przyjęcia skargi ustnej,

2) Wzór rejestru skarg i wniosków,

3) Notatka służbowa.

4) Informacja o wyznaczeniu nowego terminu załatwienia skargi/wniosku

5) Prośba o dodatkowe informacje